Dimensi Pengetahuan

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai pengukuran Knowledge Management, terlebih dahulu perlu dibahas beberapa hal mendasar mengenai domain utama dari proses itu, yaitu macam-macam dimensi dari pengetahuan itu sendiri.

Untuk mendapatkan pengertian dan arah yang sama dari proses kuantifikasi pengetahuan sebagai aset, maka dapat dilihat pengetahuan tersebut dari beberapa sudut pandang yang berbeda. Salah satu sudut pandang yang paling jamak disebutkan adalah pengklasifikasian pengetahuan menjadi pengetahuan yang Tacit dan Explicit. Namun kali ini akan dibahas beberapa dimensi lain yang juga penting untuk diketahui.

Gbr 1. Dimensi Pengetahuan

Tacit – Explicit

Dimensi pertama, seperti yang sebelumnya dibahas, adalah cara pandang terhadap pengetahuan sebagai pengetahuan yang Tacit dan Explicit. Secara harfiah, Tacit dapat diartikan sebagai suatu substansi yang dapat diekspresikan secara implisit tanpa terang-terangan. Hubungannya dengan KM, Tacit Knowledge dapat didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersimpan dalam seorang individu yang terkadang ia sendiripun tidak menyadari keberadaan atau nilai dari pengetahuan itu sendiri. Secara sendirinya, pengetahuan semacam ini tidak tersimpan dalam bentuk formal seperti dokumen informasi atau bahan pengajaran. Karena itu, organisasi tidak dapat menggunakan Tacit Knowledge secara optimal tanpa mengubahnya terlebih dahulu ke dalam bentuk yang lebih umum dan lebih mudah dikomunikasikan ke orang lain. Menurut Kamran Parsaye, terdapat 3 cara untuk mendapatkan pengetahuan yang Tacit dari seseorang Individu, yaitu :

  • Interview terhadap individu (expert) yang bersangkutan
  • Pembelajaran dari apa yang diberitahukan oleh individu tersebut
  • Pembelajaran dari hasil observasi

Kebalikan dengan Tacit, Explicit diartikan secara harfiah sebagai sesuatu yang terekspresikan secara langsung dan tanpa ambiguitas. Lebih lanjut Explicit Knowledge dapat diartikan sebagai bentuk pengetahuan formal yang telah didokumentasikan dalam media tertentu dan siap untuk dibagikan kepada orang lain. Bentuk pengetahuan ini dapat dikelola lebih mudah oleh sebuah organisasi. Explicit Knowledge pun dapat diperoleh dengan cara melakukan transformasi dari Tacit Knowledge dengan suatu proses yang dinamakan codification. Tak hanya soal transformasi, pada akhirnya proses ini juga harus memastikan bahwa pengetahuan yang ada harus dapat diakses dengan mudah oleh mereka yang membutuhkannya. Hal ini dapat dicapai dengan pemilihan media penyimpanan yang tepat dan lokasi (fisik ataupun virtual) yang dapat dengan mudah dicapai.

Individual – Social

Sudut pandang ini melihat tentang bagaimana sebuah pengetahuan didapatkan. Apakah melalui pengalaman dan pembelajaran pribadi, ataukah dari interaksi sosial dalam grup/tim di organisasi tersebut.

Procedural – Declarative

Dimensi ini melihat bagaimana suatu pengetahuan dipresentasikan. Pengetahuan yang deklaratif akan tertulis sebagai uraian deskriptif tentang suatu hal, sementara pengetahuan prosedural berisikan langkah-langkah yang runut tentang penyelesaian suatu masalah atau cara melakukan sesuatu.

Task – Context

Suatu pengetahuan dapat berupa jawaban lugas akan tugas-tugas tertentu yang rutin sehari-hari dijalankan di perusahaan. Namun ada kalanya tugas ini berupa aktivitas decision-making yang di level strategis. Pada kondisi ini, diperlukan pula context dari sebuah pengetahuan, yakni latar belakang, deskripsi situasi, dan atribut lain yang menjelaskan maksud dari pengetahuan itu sendiri.

Knowledge Area

Dari keempat dimensi yang telah dijabarkan, perlu dipahami bahwa pengetahuan merupakan aset yang bentuknya dapat berbeda-beda dan perlu dikelola secara berbeda-beda pula. Di sini pengukuran akan dilakukan terhadap efektivitas perusahaan dalam mengelola pengetahuan dari semua dimensi yang memungkinkan.

Untuk lebih memperjelas domain permasalahannya, dari 4 dimensi yang telah dijabarkan, lebih lanjut dapat didefinisikan klasifikasi pengetahuan sebagai aset yang ada di organisasi, ke dalam 4 macam area sebagaimana dituliskan oleh Kulkarni-Freeze.

  • Expertise
  • Lessons Learned
  • Knowledge Documents
  • Data

Pengklasifikasian ini didasarkan atas kenyataan bahwa di tiap area terdapat karakteristik yang khas dari pengetahuan, yang berasal dari dimensi yang ada, yaitu :

  • Adanya perpaduan antara Tacit dan Explicit Knowledge
  • Adanya perbedaan dari sisi metode transfer pengetahuan, dan juga context yang terkandung di dalamnya
  • Adanya perbedaan life cycle untuk tiap area, meskipun pada dasarnya tetap mengacu pada life cycle yang umum, yang dimulai dari proses creation hingga diaplikasikan atau digunakan kembali.

Expertise

Expertise atau keahlian adalah pengetahuan yang sangat dominan porsi Tacit-nya. Individu-individu tertentu di dalam organisasi seringkali dianggap sebagai expert/ ahli jikalau mereka menjadi tempat bertanya untuk berbagai macam masalah yang memerlukan keahlian dan pengetahuan khusus yang biasanya didapat dari pengalaman. Transfer pengetahuan semacam ini dapat dilakukan via kegiatan konsultasi, kolaborasi, ataupun observasi terhadap aktivitas pada expert. Dalam contoh-contoh ini, dapat dilihat bahwa interaksi personal dengan para ahli adalah suatu hal yang tidak dapat dihindari.

Secara internal individu, lamanya siklus hidup pengetahuan ini tergantung dari relevansinya terhadap kemutakhiran pengetahuan tersebut dalam menjawab permasalahan yang terjadi di perusahaan. Expertise yang statis lambat laun akan menjadi tidak berguna saat tiba saatnya ia tidak dapat lagi menjadi sumber pemecahan masalah di organisasi. Karena itu, proses pembaruan dan pembelajaran para expert merupakan hal yang mutlak.

Hubungannya dengan performansi, kemampuan perusahaan untuk mengidentifikasi keahlian yang terdapat di perusahaan dan kemampuan untuk menghadirkan keahlian ini saat dibutuhkan dalam waktu yang cepat, akan memberikan dampak positif terhadap performansi Knowledge Management di perusahaan.

Lesson Learned

Lesson Learned adalah esensi pembelajaran dari kesuksesan dan kegagalan yang pernah terjadi di masa lampau. Pengetahuan ini merepresentasikan pengetahuan yang dikumpulkan saat menyelesaikan suatu tugas dan membenahi suatu permasalahan yang pernah dihadapi perusahaan.

Dari dimensi tacit-explicit, pengetahuan semacam ini dapat berada dalam berbagai bentuk. Dikatakan sebagai pengetahuan tacit saat pembelajaran itu ada pada tiap-tiap individu yang mengalaminya dan kemudian tidak mendokumentasikannya. Namun saat terdokumentasikan, maka proses transfer pengetahuan tersebut dapat dilakukan secara lebih optimal.

Satu hal yang penting diperhatikan, bahwa hasil dari pembelajaran semacam ini bersifat konstektual dan tidak hanya sekedar langkah prosedural dalam menyelesaikan tugas. Selain pengetahuan mengenai pembelajaran dari kesuksesan tersebut, atribut lain juga perlu disertakan agar dapat dipahami latar belakang dan kondisi yang terjadi saat permasalahan di masa lampau tersebut berlangsung.

Kemudian, hal yang penting untuk dilakukan adalah menemukan relevansi dan persamaan karakteristik antara pengetahuan tersebut dengan kondisi ataupun permasalahan yang saat ini terjadi. Atribut dan konteks menjadi sangat penting karena tanpanya akan sulit didapatkan gambaran perihal kondisi yang terjadi. Semakin umum hasil pembelajaran ini dapat diaplikasikan, maka siklus hidupnya semakin lama dan akan semakin persistent untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang serupa yang pernah dihadapi perusahaan.

Knowledge Documents

Knowledge Documents merepresentasikan pengetahuan yang explicit dan tercakup dalam dokumen formal seperti project report, technical report, policy, standard operational procedure, publikasi, diagram, dan lain-lain. Selain pengetahuan dan dokumen yang didapatkan dari internal perusahaan, informasi dari eksternal perusahaan pun dapat dianggap sebagai Knoowledge Documents yang berharga. Contohnya adalah laporan hasil riset pasar.

Dokumen semacam ini berisikan pengetahuan yang berguna sebagai referensi bagi individu untuk mengedukasi diri sendiri pada masing-masing area kerjanya. Karena sifatnya yang lebih banyak diakses secara individu, maka pengorganisasian dan taxonomy yang mudah dipahami, menjadi hal yang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dalam mengakses dokumen-dokumen tersebut sehingga dapat digunakan secara cepat dan tepat guna. Berbeda dengan dokumen yang tercakup dalam Lesson Learned, pengetahuan yang tercakup dalam Knowledge Documents sifatnya lebih permanen.

Data

Secara harafiah, data merupakan satu aset perusahaan, yang bila digabungkan dengan konteks tertentu, akan menjadi informasi dan pada akhirnya membangun basis pengetahuan di organisasi. Karena itu pada klasifikasi ini data dianggap sebagai salah satu sumber pengetahuan yang penting untuk dikelola perusahaan. Namun secara lebih spesifik, data yang dimaksud dalam area ini bukanlah data yang dihasilkan dari transaksi bisnis kesehariannya, namun lebih pada data historis yang terkumpul dan teraggregasi seperti yang ada pada data warehouse.

Data semacam ini akan dapat menjadi sumber yang penting untuk mendapatkan pengetahuan, misalnya dengan proses analisis, pengenalan pola, ataupun pemodelan kondisi bisnis. Selain data itu sendiri, diperlukan juga metadata (struktur dan deskripsi dari data) yang menjelaskan kegunaan data tersebut.

Siklus hidup area pengetahuan ini bisa jadi sangat panjang. Beberapa perusahaan bahkan khusus membangun data warehouse yang menyimpan data selama bertahun-tahun untuk dapat menemukan tren dan perilaku dari pelanggan yang kemudian dapat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.

Domain Knowledge Management

Seperti pada kebanyakan area di bidang pengembangan Sistem Informasi, di KM pun tidak terlepas dari 3 domain utama, yaitu : People, Process, Technology. Ketiganya merupakan tiga element penting yang dapat menentukan keberhasilan implementasi sistem KM. Bahkan dikatakan bahwa Knowledge Management itu sendiri tak lain adalah integrasi dari people dan process, yang kemudian dimungkinkan dengan technology, untuk memfasilitasi pertukaran informasi, pengetahuan, dan keahlian untuk meningkatkan performansi organisasi. Dari definisi ini saja terlihat betapa pentingnya ketiga elemen tersebut.

Gbr 2. People, Process, Technology

Lantas, bagaimana hubungan antara ketiganya? Secara singkat, dapat dikatakan sebagai berikut:

  • Knowledge Management dibangun dari pengetahuan yang ada di pada Knowledge Worker yang ada di organisasi. Dalam poin ini, orang-orang yang berkepentingan tersebut berbagi pengetahuan yang mereka punya, mengelola pengetahuan tersebut dalam siklus berkesinambungan, serta menggunakan pengetahuan tersebut dalam menganalisa dan menyelesaikan suatu permasalahan.
  • Aktivitas transfer dan berbagi pengetahuan hanya akan efektif jika proses yang diterapkan di organisasi mendukung untuk itu. Tanpa adanya proses yang jelas, maka tidak akan dapat tercipta budaya berbagi pengetahuan di dalam organisasi.
  • Dan sebagai perekat kedua elemen tersebut, teknologi merupakan elemen yang tak kalah penting untuk menjadikan proses berbagi pengetahuan menjadi suatu kegiatan yang mungkin dilakukan dengan seefisien mungkin. Tanpa teknologi, proses yang telah didefinisikan tidak akan dapat berjalan dengan optimal.

Knowledge Management Lifecycle

Setelah memahami area dari pengetahuan yang ada di perusahaan, berikutnya perlu diketahui siklus dari pengetahuan itu sendiri. Beberapa model siklus telah dikemukakan oleh beberapa ahli. Dua model siklus yang bisa disebutkan, adalah model Alavi – Leidner (2001) dan oleh Mustafa Sagsan (2006).

Berdasarkan model siklus Alavi – Leidner, terdapat 4 tahapan siklus pada Knowledge Management Lifecycle, yaitu : creation, storage/retrieval, transfer and application.

Proses creation adalah proses identifikasi pengetahuan yang ada di perusahaan, serta usaha memunculkan pengetahuan baru dari proses pembelajaran. Proses ini diikuti oleh proses storage/retrieval, yaitu kegiatan penyimpanan pengetahuan ke dalam bentuk yang dapat dengan mudah diakses dan diambil lagi pada lain waktu. Proses berikutnya adalah pengambilan dan transfer pengetahuan yang telah tersimpan dalam basis pengetahuan, baik itu antara individu dan expert, ataupun dari dokumen yang tersimpan. Akhirnya pengetahuan ini digunakan dan diaplikasikan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi.

Gbr 3. Knowledge Management Lifecycle – Alavi-Leidner

Sagsan  kemudian mengusulkan siklus hidup yang sedikit berbeda karena menganggap siklus hidup Alavi–Leidner lebih cocok diterapkan pada konteks teknologi informasi dari sistem Knowledge Management. Pada tataran manajemen organisasi, seharusnya ada proses lain yang dapat meningkatkan kualitas knowledge yang tersimpan, yaitu proses auditing. Ia kemudian membagi siklus hidup Knowledge Management menjadi 5 tahapan : creating, sharing, structuring, using, auditing.

Creating

Tahapan pertama dari pengelolaan pengetahuan adalah proses pembuatan pengetahuan itu sendiri baik dari pembelajaran kasus di masa lampau, analisa data, ataupun cara lainnya yang telah dibahas sebelumnya. Proses ini dapat juga berupa identifikasi pengetahuan yang tersimpan di organisasi, yang sebelumnya tidak diketahui oleh perusahaan dan tersimpan dalam individu. Tanpa adanya proses ini, maka proses berbagi pengetahuan tidak akan dapat dikelola secara terorganisir.

Partisipan dari proses creation ini adalah individu, group, ataupun departemen di organisasi yang mempunyai kemampuan untuk menghasilkan pengetahuan baru dengan intuisi mereka, kemampuan analitikal, eksperiman, ataupun belajar dari pengalaman yang kesemuanya ditunjang oleh proses interaksi di antara mereka. Model pengetahuan yang muncul bisa berupa Tacit dan Explicit knowledge, Declarative ataupun Procedural.

Untuk proses ini dapat terlaksana dengan baik, maka diperlukan suatu bahasa dan prosedur yang terdefinisi dari perusahaan, yang dapat dijadikan panduan bagi para partisipan dalam memformulasikan pengetahuan yang mereka miliki.

Sharing

Tahapan kedua setelah proses creation, adalah knowledge sharing. Secara sederhana, knowledge sharing dapat didefiniskan sebagai proses pengkomunikasikan pengetahuan kepada pihak lain.

Beberapa cara efektif untuk melakukan knowledge sharing adalah sebagai berikut:

  • Jaringan komunikasi sosial, baik yang sifatnya formal maupun informal
  • Kerjasama tim
  • Community of Practices
  • Organizational Learning
  • Teknologi komunikasi formal perusahaan

Untuk mendukung knowledge sharing yang efektif, perusahaan haruslah membangun infrastruktur komunikasi (sosial dan teknikal) yang baik dan memungkinkan individu ataupun kelompok untuk berinteraksi dengan lancar.

Structuring

Setelah adanya infrastruktur yang mendukung untuk aktivitas knowledge sharing, selanjutnya pengetahuan yang ada harus dapat diorganisasikan dan distrukturisasi agar dapat diakses dan digunakan secara efisien dan optimal oleh organisasi. Proses knowledge structuring mencakup kegiatan penyaringan dan kategorisasi pengetahuan berdasarkan taxonomy yang telah didefinisikan. Tiga komponen penting yang harus diperhatikan adalah kerapian pemetaan, penyimpanan, serta kemudahan dalam mendapatkan kembali pengetahuan yang tersimpan.

Using

Menurut Nonaka (1995), organisasi menggunakan Knowledge Management utuk 3 alasan.

  • Untuk menentukan strategi dalam menetapkan keuntungan kompetitif bagi perusahaan;
  • perancangan dan pemasaran produk;
  • peningkatan kualitas layanan.

Auditing

Satu tahapan baru yang diusulkan oleh Sagsan, adalah adanya knowledge auditing. Auditing yang dimaksud berkaitan dengan kapasitas organisasi dalam mengelola pengetahuan yang ada. Proses audit ini akan dapat memberikan nilai bagi perusahaan, bila terdapat aktivitas berikut.

  • Penentuan strategi pengembangan Knowledge Management
  • Pembuatan blueprint dan roadmap dari pengembangan Knowledge Management
  • Perencanaan pembuatan Knowledge Management System
  • Perencanaan riset untuk meningkatkan kualitas Knowledge Management
  • Benchmarking dan kompetisi dengan perusahaan lain dengan budaya Knowledge Management yang lebih maju

Pada proses knowledge auditing inilah muncul kebutuhan untuk melakukan pengukuran kekayaan intelektual perusahan sebagai aset intangible, yang  kemudian dilanjutkan dengan pengukuran performansi Knowledge Management.

Gbr 4. Knowledge Management Lifecycle – Sagsan

Sharing is caring!

Dasar-dasar Knowledge Management System

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *